Algemene voorwaarden
De Grote Vriendelijke Firma VOF · Lodewijk Weijtenstraat 10, 2900 Schoten · BTW BE 0650.901.969 · hierna "DGVF". Handelsnamen: buildaiagents.be (AI-consultancy en training), kavyan.be (private hosting en lokale AI). Versie 1.0 — van toepassing op overeenkomsten gesloten vanaf 1 november 2026.
1. Toepassing
1.1 Deze voorwaarden gelden voor elke offerte, overeenkomst en prestatie van DGVF, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Aanvaarding van een offerte houdt aanvaarding van deze voorwaarden in.
1.2 Eigen voorwaarden van de klant worden uitdrukkelijk uitgesloten, ook als DGVF deze niet apart heeft betwist.
1.3 DGVF werkt uitsluitend voor ondernemingen (B2B). Waar de klant toch consument is, gelden de dwingende bepalingen van Boek VI WER boven deze voorwaarden.
2. Offerte en totstandkoming
2.1 Offertes zijn 30 dagen geldig en vermelden een vaste prijs per pakket. Werk buiten de omschreven scope wordt pas uitgevoerd na een schriftelijk aanvaarde meerprijs.
2.2 De overeenkomst komt tot stand bij schriftelijke aanvaarding (e-mail volstaat) of bij betaling van de eerste schijf.
2.3 Een Scan (analysedag) wordt bij een daaropvolgende opdracht binnen 3 maanden volledig verrekend op de prijs van dat pakket.
3. Prijs en betaling
3.1 Alle prijzen zijn in euro, exclusief btw. Projectpakketten worden in twee schijven gefactureerd: 50 % bij aanvang, 50 % bij oplevering. Abonnementen (hosting, beheer) worden maandelijks vooraf gefactureerd.
3.2 Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum, via overschrijving of via het Peppol-netwerk.
3.3 Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een interest verschuldigd conform de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 10 % van het factuurbedrag met een minimum van € 125, onverminderd het recht op vergoeding van hogere bewezen invorderingskosten (waaronder € 40 forfaitaire invorderingskost per factuur).
3.4 Bij niet-betaling mag DGVF alle lopende prestaties en diensten (inclusief hosting) opschorten na een schriftelijke verwittiging met een termijn van 7 dagen, zonder dat dit recht geeft op enige vergoeding.
3.5 Betwisting van een factuur gebeurt schriftelijk en gemotiveerd binnen 8 dagen na factuurdatum; nadien geldt de factuur als aanvaard.
4. Uitvoering en oplevering
4.1 DGVF voert de opdracht uit naar best vermogen en volgens de regels van het vak. Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de offerte gaat het om een inspanningsverbintenis; de opleveringscriteria van artikel 5 vormen daarop de enige uitzondering.
4.2 Leveringstermijnen zijn indicatief. Vertraging geeft geen recht op schadevergoeding of ontbinding, behalve bij een vertraging van meer dan 60 dagen die uitsluitend aan DGVF te wijten is.
4.3 De klant verleent tijdig de nodige toegang, informatie, accounts en beslissingen. Wachttijd veroorzaakt door de klant verlengt de termijnen evenredig; bij meer dan 30 dagen stilstand mag DGVF de tweede schijf factureren voor het tot dan geleverde werk.
4.4 DGVF mag voor de uitvoering beroep doen op onderaannemers en infrastructuurleveranciers (hosting in de EU); DGVF blijft aanspreekpunt.
5. Opleveringscriteria en resultaatsgarantie
5.1 Voor elk projectpakket legt de offerte één of meer concrete, meetbare opleveringscriteria vast (bijvoorbeeld: "elke factuur wordt via Peppol verzonden" of "elke vervallen factuur krijgt automatisch een herinnering na 3, 10 en 21 dagen").
5.2 Bij oplevering demonstreert DGVF deze criteria. De klant beschikt over 10 werkdagen om schriftelijk en gemotiveerd te melden welk criterium niet gehaald wordt. Zonder melding geldt de oplevering als aanvaard.
5.3 Garantie: haalt DGVF een opleveringscriterium ook na één herstelronde van maximaal 15 werkdagen niet, dan vervalt de tweede schijf (50 %) van het betrokken pakket. De eerste schijf blijft verworven als vergoeding voor de analyse en het geleverde werk. Deze garantie is de enige en volledige remedie voor het niet-halen van een opleveringscriterium.
5.4 De garantie vervalt wanneer het niet-halen te wijten is aan: wijzigingen door de klant of derden aan de opgeleverde oplossing; het ontbreken van door de klant te leveren toegang, data of beslissingen; wijzigingen bij externe diensten (Peppol-toegangspunt, boekhoudsoftware, e-maildienst, API's) na de offertedatum; of overmacht.
5.5 Nazorg: de in de offerte vermelde nazorgperiode (1 of 3 maanden) dekt het herstellen van gebreken in de opgeleverde functionaliteit. Ze dekt geen nieuwe functionaliteit, wijzigingen in de werkwijze van de klant of wijzigingen bij externe diensten.
6. Hosting- en beheerabonnementen (kavyan)
6.1 Abonnementen hebben een initiële looptijd van 12 maanden en zijn nadien maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van 1 maand, per e-mail.
6.2 DGVF streeft naar een beschikbaarheid van 99,5 % per maand, gemeten buiten aangekondigd onderhoud. Bij lagere beschikbaarheid krijgt de klant op verzoek een creditnota pro rata van de niet-beschikbare tijd; dit is de enige remedie.
6.3 Back-ups gebeuren dagelijks, versleuteld, naar een tweede locatie, met een bewaartermijn van 30 dagen. De klant blijft verantwoordelijk voor het bewaren van een eigen kopie van bedrijfskritische gegevens.
6.4 Bij beëindiging levert DGVF binnen 30 dagen een export van alle gegevens en de volledige serverconfiguratie (NixOS) aan de klant; daarna worden de gegevens binnen 30 dagen definitief gewist. De klant kan de omgeving zelf of via een derde verder beheren; er is geen afhankelijkheid van DGVF.
6.5 Prijzen van abonnementen kunnen jaarlijks worden aangepast aan de index en aan prijswijzigingen van de onderliggende infrastructuur, met 2 maanden voorafgaande kennisgeving.
7. Training
7.1 Annulering door de klant tot 10 werkdagen vóór de sessie is kosteloos; nadien is 50 % verschuldigd, bij annulering binnen 2 werkdagen of no-show 100 %. Verplaatsen in onderling overleg is eenmaal kosteloos.
7.2 Cursusmateriaal blijft intellectuele eigendom van DGVF en mag intern bij de klant gebruikt worden, niet doorverkocht of publiek verspreid.
8. Intellectuele eigendom
8.1 Na volledige betaling krijgt de klant een onbeperkt, niet-exclusief en overdraagbaar gebruiksrecht op de specifiek voor hem opgeleverde configuraties, workflows en scripts, inclusief de broncode ervan.
8.2 Generieke bouwstenen, methodes en know-how van DGVF blijven eigendom van DGVF en mogen bij andere klanten hergebruikt worden. Open-sourcecomponenten vallen onder hun eigen licentie.
8.3 DGVF mag de klant als referentie vermelden (naam en logo) tenzij de klant dit schriftelijk weigert. Inhoudelijke casebeschrijvingen gebeuren enkel na akkoord.
9. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming
9.1 Partijen behandelen alle niet-publieke informatie van de andere partij vertrouwelijk, ook na het einde van de overeenkomst.
9.2 Waar DGVF persoonsgegevens verwerkt voor rekening van de klant, gebeurt dit onder de Verwerkersovereenkomst die integraal deel uitmaakt van deze voorwaarden. Gegevens worden uitsluitend verwerkt op infrastructuur binnen de EU of bij de klant ter plaatse; er worden geen gegevens doorgegeven aan AI-diensten van derden buiten de EU, tenzij de klant dit uitdrukkelijk en schriftelijk vraagt.
10. Aansprakelijkheid
10.1 De totale aansprakelijkheid van DGVF per opdracht, op welke grond ook, is beperkt tot het bedrag dat de klant voor die opdracht heeft betaald in de 12 maanden vóór het schadeverwekkende feit, met een maximum van € 10.000.
10.2 DGVF is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, verlies van gegevens waarvoor de klant geen eigen kopie bewaarde, reputatieschade, boetes van overheden of schade door beslissingen die de klant neemt op basis van door software (incl. AI) gegenereerde voorstellen.
10.3 Geautomatiseerde en AI-ondersteunde processen genereren voorstellen die de klant goedkeurt vóór uitvoering, tenzij de klant uitdrukkelijk kiest voor automatische uitvoering. In dat laatste geval draagt de klant het risico van fouten in de uitvoering, behoudens opzet of zware fout van DGVF.
10.4 De beperkingen gelden niet bij opzet, bedrog of zware fout van DGVF, noch voor schade waarvoor de wet uitsluiting verbiedt.
11. Overmacht
Elke partij is bevrijd van haar verplichtingen zolang overmacht duurt: storingen bij infrastructuur- of netwerkleveranciers, overheidsmaatregelen, ziekte van de uitvoerder bij een eenmanszaak of kleine vennootschap, cyberaanvallen die ondanks redelijke beveiliging slagen, enz. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mag elke partij de overeenkomst zonder vergoeding beëindigen voor het nog niet uitgevoerde deel.
12. Beëindiging
12.1 De klant mag een projectpakket vóór oplevering beëindigen; de eerste schijf blijft verworven en het tot dan geleverde werk wordt in verhouding aangerekend tot maximaal het totale pakketbedrag.
12.2 Elke partij mag de overeenkomst onmiddellijk beëindigen bij ernstige wanprestatie van de andere partij die niet binnen 15 dagen na schriftelijke ingebrekestelling is hersteld, of bij faillissement, vereffening of kennelijk onvermogen van de andere partij.
13. Varia
13.1 Nietigheid van een bepaling tast de overige bepalingen niet aan; de nietige bepaling wordt vervangen door een geldige die het economische doel zo dicht mogelijk benadert.
13.2 Partijen proberen een geschil eerst op te lossen via overleg, en bij gebrek daaraan via bemiddeling door een erkend bemiddelaar, vooraleer een procedure te starten. Deze stap is niet vereist voor de invordering van onbetwiste facturen.
13.3 Belgisch recht is van toepassing. De rechtbanken van het arrondissement Antwerpen zijn exclusief bevoegd, onverminderd het recht van DGVF om te dagvaarden voor de rechtbank van de zetel van de klant.